Da wir in der Vergangenheit über Zeiterfassung in der Produktion und der Planung von Schichten geschrieben haben, möchten wir in diesem Artikel auf die rechtliche Seite der Arbeitszeiterfassung eingehen. Im September 2022 wurde eine Arbeitszeiterfassung gesetzlich verpflichtend und ist für viele Unternehmen ein zusätzlicher Zeitaufwand. Besonders im Bereich der Industrie und für die Leitung von größeren Betrieben ist eine Umstellung auf eine digitale Lösung zur Arbeitszeiterfassung ein Schritt in die richtige Richtung, um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden. Doch ist die digitale Erfahrung auch gesetzlich vorgeschrieben?
Autor: Thomas W. Frick (LinkedIn-Profil / Xing-Profil)
In großen Unternehmen ist jeder Prozess wichtig und muss angemessen dokumentiert werden. Dazu gehört natürlich auch die Arbeitszeiterfassung der Arbeitnehmer. Was früher noch durch die HR-Abteilung in langwierigen und aufwändigen Prozessen durchgeführt wurde, ist heutzutage dank moderner Softwarelösungen kein Hexenwerk mehr.
Klassische Arbeitszeiterfassung und die letzten rechtlichen Veränderungen in Deutschland
Man mag es kaum glauben, jedoch gibt es sie tatsächlich noch teilweise im Einsatz – die Stempelkarten zur Zeiterfassung. Weit aus verbreiteter ist Microsoft Excel als Zeiterfassung, mit dem umfangreichen Hantieren von Exceltabellen zur Dokumentation der Arbeitszeiten. Im Zusammenhang mit diesen manuellen Verfahren kann es schnell dazu kommen, dass sich Fehler einschleichen. Daher haben viele Unternehmen, schon längst professionelle Zeiterfassungssysteme eingeführt, losgelöst von der gesetzlichen Vorschrift eine Arbeitszeiterfassung durchführen zu müssen.
Warum ist eine Arbeitszeiterfassung gesetzlich verpflichtend?
Vorgabe vom Europäischen Gerichtshof
Durch das EuGH-Urteil bezüglich der Arbeitszeiterfassung, auch Stechuhr-Urteil genannt, welches im Jahre 2019 verabschiedet wurde, wurde festgelegt, dass die Arbeitszeit von Mitarbeitern durch den Einsatz eines verlässlichen Systems genau festzuhalten ist. Im Großen und Ganzen sollte durch diese Gesetzgebung verhindert werden, dass gegen gesetzlich festgelegte Arbeitszeitgrenzen verstoßen wird.
Beschluss vom Bundesarbeitsgericht
In Deutschland wurde durch das BAG (Bundesarbeitsgericht) hinsichtlich dieses Beschlusses im September 2022 festgelegt, dass Arbeitgeber die Pflicht haben, die Arbeitszeiten Ihrer Angestellten detailliert zu erfassen. Hier geht es der BAG insbesondere um den Schutz der Gesundheit der Arbeitnehmer. Denn es sollen im Vorfeld Maßnahmen ergriffen werden, welche verhindern, dass Mitarbeiter sich überarbeiten. Nur so kann eine Überlastung Ihrer Angestellten verhindert werden.
(Siehe auch § 3 ArbSchG)
Gesetzesentwurf zur Erweiterung
Das Bundesarbeitsministerium sorgte schon im April des Jahres 2023 mit einem neuen Gesetzesentwurf für Aufwind. So gestalten sich die neuen Regelungen für Sie als Unternehmer:
- Die digitale Erfassung der Arbeitszeit soll zur Pflicht werden.
Klassische Methoden zur Arbeitszeiterfassung sind demnach nicht mehr gewünscht. Unternehmen sollten verpflichtet werden, digitale Lösungen einzusetzen, um die Arbeitszeit Ihrer Angestellten detailliert festzuhalten. Auf diese Weise wird ausgeschlossen, dass es zu Unklarheiten kommt oder sich manuell Fehler einschleichen. Die erbrachte Arbeitszeit muss digital von Beginn bis zum Ende des Arbeitstages festgehalten werden. Dies muss zudem auf täglicher Basis kontinuierlich erfolgen.
— - Pflicht auf Datenspeicherung.
Die erfassten Arbeitszeiten müssen über einen Mindestzeitraum von 2 Jahren gespeichert werden. Durch diese Maßnahme ist im Falle einer Prüfung durch die zuständigen Behörden ausgeschlossen, dass es hier zu Problem kommen könnte.
— - Besondere Tarifverträge und kleinere Unternehmen stellen die Ausnahme dar.
Sollten für Ihren Betrieb besondere Tarifverträge gelten, so kann es hier gegebenenfalls zu Ausnahmen bezüglich der Vorschriften kommen. Machen Sie sich im vorne herein bewusst, welche Regelungen Sie im Detail einzuhalten haben.
— - Umsetzungsfristen sind im Gesetzesentwurf beinhaltet.
– Ab 250 Mitarbeitern gilt eine Umsetzung innerhalb eines Jahres nach Inkrafttreten.
– Bei 50 bis 249 Mitarbeitern gilt eine Umsetzung innerhalb von zwei Jahren.
– Bei 10 bis 49 Mitarbeitern Umsetzung innerhalb von fünf Jahren.
Hinweis: Für kleinere Unternehmen mit bis zu 10 Angestellten wird das neue Gesetz ein wenig aufgelockert. Die Umstellung auf digitale Lösungen zur Arbeitszeiterfassung darf hier in manchen Fällen auch ein wenig länger dauern. So wird gewährleistet, dass kleinere Unternehmer nicht überfordert werden.
Der Koalitionsvertrag zwischen CDU/CSU und SPD aus dem Jahr 2025
beinhaltet weiterhin den Gesetzesentwurf von 2023Für die geplante Koalition steht die digitale Zeiterfassung weiterhin auf der Agenda. Der Koalitionsvertrag ist zwar aktuell nur ein Entwurf. Die erneute Niederschrift der digitalen Zeiterfassungspflicht zeigt jedoch auf, dass der Gesetzesentwurf von 2023 nicht vom Tisch ist. Die rechtlichen Details und die Entwicklung gilt es weiterhin bis zur endgültigen Gesetzesregelung zu verfolgen.
Umfrageergebnis: 71 % der befragten Unternehmen gaben in diesem Frühjahr an, bereits eine Umstellung auf Industrie 4.0 Softwarelösungen vollzogen zu haben. Kosten, welche mit einer Umstellung verbunden sind, lassen sich durch Optimierungen schnell ausgleichen. Im Endeffekt profitieren Sie als Unternehmer genauso wie Ihre Angestellten von diesen gesetzlich vorgeschriebenen Umstellungen.
Losgelöst vom potenziell bevorstehenden Gesetz gibt schon heute eine digitale Arbeitszeitfassung Sinn
Im Folgendem beleuchten wir die wichtigsten Aspekte, welche Vorteile Ihnen eine digitale Arbeitszeiterfassung bietet:
Durch den Einsatz einer modernen Softwarelösung zur digitalen Arbeitszeiterfassung genießen Sie sowie Ihre Arbeitnehmer eine erhöhte Flexibilität, während Sie von einer weitaus gesteigerten Effizienz profitieren. Es ist möglich, sich per Applikation oder einem anderen digitalen Hilfsmittel jederzeit einen detaillierten Überblick zu festgelegten Schichten und Urlaubstagen zu verschaffen. Ihre HR-Abteilung kann sich auf innerbetriebliche Abläufe konzentrieren und somit die Effizienz Ihres Unternehmens steigern.
Für den Fall einer Prüfung durch eine Behörde sind Sie mit einer modernen Softwarelösung am besten beraten. Alle wichtigen Daten werden gespeichert und sind jederzeit einsehbar sowie zu 100 % nachweisbar. Jegliche Form der Manipulation wird automatisch ausgeschlossen. Dieser Aspekt gewährleistet Ihnen ein besonders hohes Maß an Rechtssicherheit.
Ihre Mitarbeiter haben volle Einsicht und fühlen sich durch diesen transparenten Zugriff besser in das interne Betriebsgeschehen integriert. Anfragen und Wartezeiten im Büro entfallen und es kann genau die Information eingeholt werden, welche auf die Schnelle verlangt wird. Dies stärkt die Bindung zwischen Unternehmen und Arbeitnehmer und schafft Vertrauen.
Return on Invest: Die Einführung einer digitalen Arbeitszeiterfassung ist mit einem Investment verbunden, jedoch führt dieses auch zu einer Kostenersparnis. Im Rahmen unserer Recherchen sind wir auf diesen ROI-Kalkulator zur digitalen Arbeitszeiterfassung aufmerksam geworden.
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