In Branchen mit hohen Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen, wie dem Gesundheitswesen, der Finanzbranche oder staatlichen Einrichtungen, steht jede digitale Lösung unter besonderer Beobachtung. Die Einführung von Desktop-Sharing-Modellen bringt dabei nicht nur organisatorische Vorteile mit sich – sie wirft auch kritische Fragen auf. Wer darf wann wo arbeiten? Wer sieht welche Daten? Und wie lässt sich das alles datenschutzkonform umsetzen? Dieser Artikel hilft, liefert Grundlagen und Tipps, um diese Herausforderungen zu lösen.
Autor: Thomas W. Frick (LinkedIn-Profil / Xing-Profil)
Industrial Security Hinweis für höhere Sicherheit und besseren Datenschutz
Eine Lösung, die die den Anforderungen für Industrial Security und den Umgang mit sensiblen Daten gerecht wird, muss transparent, sicher und DSGVO-konform sein. Nur dann werden die Erwartungen von IT-Sicherheitsverantwortlichen und HR-Abteilungen erfüllt – und zugleich das Vertrauen der Mitarbeitenden und auch Kunden gestärkt.
Wenn Mitarbeitende keine festen Arbeitsplätze mehr haben, sondern flexibel, ortsunabhängig und zu jeder Zeit arbeiten wollen und können, entstehen neue Herausforderungen für den Datenschutz und die Informationssicherheit. Trotz der Arbeitsflexibilität müssen weiterhin die Arbeitszeiten korrekt erfasst werden. Die Informationen über Anwesenheit, Arbeitsort und Buchungsverhalten sind plötzlich digital erfasst – und damit potenziell sensibel.
Hinweis: Auf unserem Karriereportal haben wir den Future Work Report von LinkedIn zusammengefasst, der den Wunsch und ein neues Auswahlkriterium bei der Jobwahl, das flexible Arbeiten, aufzeigt.
Gerade in Unternehmen, in denen mit personenbezogenen oder geschäftskritischen Daten gearbeitet wird, ist eine präzise Steuerung von Zugriffsrechten unerlässlich. Fragen, die Sie sich stellen müssen, sind beispielsweise die Folgenden:
- Wer darf auf welche Informationen zugreifen?
- Wie lange werden Daten gespeichert?
- Und wie wird sichergestellt, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Buchungssysteme haben?
Transparente Zugriffsrechte und rollenbasierte Steuerung als Sicherheitsfaktor
Ein zentrales Element jeder datenschutzkonformen Lösung ist das Rechtemanagement. In modernen Arbeitsplatzbuchungssystemen lassen sich individuelle Rollen und Zugriffsrechte definieren. Beispielsweise Administratoren, Teamleitung, HR-Verantwortliche oder normale Nutzer – jede Rolle erhält genau den Zugriff auf die Informationen, die für die Arbeit notwendig sind.
Die Umsetzung dieser Funktionen ist ein entscheidender Faktor für die Wahl der richtigen Software bzw. Tools. Ein Arbeitsplatzbuchungssystem, das diese Anforderungen erfüllt, bietet Unternehmen eine sichere Grundlage, um Datenschutzvorgaben verlässlich umzusetzen – ohne dabei auf Flexibilität verzichten zu müssen.
Softwarebeispiel: Exemplarisch verlinken wir an dieser Stelle eine Übersicht der Firma FlexWhere, da diese dort drei verschiedenen Optionen erklärt werden, wie ein Arbeitsplatz ohne Hardware belegt werden kann. Darüber hinaus wird auf einen Blick kompakt darstellt, was solche Systeme heutzutage leisten sollten: Arbeitsplatzbuchungssystem
Die DSGVO-Konformität ist ein Muss und kein Nice-to-have
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schreibt klare Regeln für den Umgang mit personenbezogenen Daten vor. Dazu gehören unter anderem:
● Es dürfen nur so viele Daten erhoben werden, wie unbedingt nötig werden – Datenminimierung.
● Die Anwender müssen wissen, welche Daten zu welchem Zweck gespeichert werden – Transparenz.
● Daten dürfen ausschließlich für den vorgesehenen Zweck genutzt werden – Zweckbindung.
● Daten dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden – Löschkonzepte und Löschfristen.
Ein datenschutzkonformes Buchungssystem berücksichtigt all diese Aspekte. Es dokumentiert Zugriffe lückenlos, informiert transparent über die Datennutzung und ermöglicht jederzeit eine Löschung personenbezogener Daten.
IT-Sicherheit als Fundament
Neben dem Datenschutz ist auch die technische Sicherheit des Systems essenziell. Hierbei geht es nicht nur um Verschlüsselung und Serverstandorte, sondern auch um Themen wie:
● Zwei-Faktor-Authentifizierung (3 Tipps finden Sie im 2FA-Artikel auf unserem Business-IT-Portal)
● Hosting in zertifizierten Rechenzentren innerhalb der EU
● Regelmäßige Sicherheitsupdates
● Penetrationstests und externe Audits
Sicherheitsverantwortliche erwarten heute Lösungen, die nicht nur praktikabel, sondern auch technisch einwandfrei abgesichert sind. Desktop-Sharing darf keine neue Angriffsfläche für Cyber-Kriminelle bieten, hierfür bedarf es professionell entwickelten Systemen.
Vertrauen schaffen durch Transparenz
Mitarbeitende müssen darauf vertrauen können, dass ihre Daten sicher und respektvoll behandelt werden. Transparenz ist dabei der Schlüssel. Unternehmen, die offen kommunizieren, welche Daten erfasst werden, wofür sie genutzt werden und wie lange sie gespeichert bleiben, schaffen Vertrauen und fördern die Akzeptanz neuer Systeme.
Funktionsbeispiel: Auch optische Transparenz in der Anwendung selbst spielt eine Rolle. Wer jederzeit einsehen kann, welche Arbeitsplätze verfügbar oder gebucht sind, fühlt sich informiert statt überwacht.
Rechtssicherheit für Unternehmen
Datenschutzverletzungen können schnell teuer werden – nicht nur finanziell, sondern auch in Form von Reputationsverlust. Ein klar dokumentierter und DSGVO-konformer Einsatz eines Buchungssystems schützt das Unternehmen nicht nur juristisch, sondern signalisiert auch nach außen, dass verantwortungsvoll mit Daten umgegangen wird. Zudem stärken HR- und IT-Abteilungen, die gemeinsam auf datensichere Lösungen setzen, damit nicht nur interne Prozesse, sondern auch die Arbeitgebermarke.
Datenschutz und Flexibilität sind kein Widerspruch
Moderne Arbeitsplatzmodelle wie Desktop-Sharing sind nur dann nachhaltig erfolgreich, wenn sie die Balance zwischen Flexibilität und Sicherheit halten. Die gute Nachricht ist, dass diese Balance heute technisch problemlos zu meistern ist, vorausgesetzt, man entscheidet sich für die richtigen Tools.
Eine sorgfältige Prüfung der Funktionen, Zertifizierungen und Datenschutzkonzepte sind deshalb Pflicht. Denn nur mit der passenden Lösung wird aus dem organisatorischen Wandel auch ein kultureller und sicherer Fortschritt.
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