Zeiterfassung in Produktion & Industrie

Die Digitalisierung hat seit Mitte der 90er-Jahre in der Fertigung durch MES-Systeme oder nur MES (Manufacturing Execution System), PPS-Systeme (Produktionsplanung und -steuerung) und ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) Einzug genommen. Trotz bereichsübergreifender Schnittstellen existieren in Unternehmen heute noch viele Insellösungen. Dadurch liegen Chancen brach, das Datenmanagement effizienter zu gestalten. Eine dieser oft noch existierenden Insellösungen ist die Zeiterfassung. Warum Zeiterfassungssysteme nahtlos in die Softwarelösungen für die Fertigung integriert sein sollten, zeigt dieser Artikel auf.

Dank des technologischen Fortschrittes sind Schnittstellen heutzutage oftmals Standard. Anwendung finden sie mittlerweile auch im Rahmen von Softwarelösungen in der Produktion und Industrie, zum Beispiel bei ERP- und Zeiterfassungsprogrammen. Umso wichtiger ist es, bei der Auswahl von Software auf die entsprechenden Schnittstellen zu achten. Insbesondere, wenn es um die Zeiterfassungssoftware geht.

Eliminierung von Fehlerquellen und Desorganisation

Wer keine Zeiterfassungssoftware besitzt, erfasst Arbeitszeiten in der Regel händisch oder mittels Excel-Tabellen. Dabei besteht das Risiko von Tippfehlern, nicht erfassten Arbeitszeiten und Unleserlichkeiten, um nur einige Beispiele zu nennen. In der Produktion und Fertigung verursachen diese Methoden zudem einen sehr hohen Arbeitsaufwand, denn die Arbeitszeiten müssen zur Abrechnung manuell den Fertigungsaufträgen zugeordnet werden. Die moderne Produktion und Industrie setzt deshalb auf Zeiterfassungssoftware, die mittels Schnittstellen die Arbeitszeiterfassung fehlerfrei mit den Fertigungsdaten verknüpft. Um lange Einarbeitungszeiten der Mitarbeiter zu vermeiden und ein regelmäßiges Erfassen zu gewährleisten, muss die Software intuitiv zu bedienen sein.

Projektbezogene Zeiterfassung

Für Varianten- und Serienfertiger ist die nahtlose Integration der Zeiterfassung in die Produktionsprozesse von enormem Vorteil. So kann eine genaue Nachkalkulation die Wettbewerbsfähigkeit sicherstellen, indem sie als Grundlage für folgende Serien bzw. Varianten dient.

Präzision bei der Zeiterfassung und Kostenzuordnung ist besonders für Projekt- und Einzelfertiger von großer Relevanz, denn hier sind festgelegte Budgets einzuhalten. Um die Wirtschaftlichkeit eines Projekts sicherzustellen, ist die genaue Messung von Arbeitszeit essenziell. Bei der Auswahl der Zeiterfassung ist deshalb darauf zu achten, dass diese über eine Projekt- oder Auftragszeiterfassung verfügt.

Best Practice: Im Rahmen unserer Recherchen sind wir auf die Beschreibung der Erfolgsfaktoren und zu erfüllenden Leistungen einer Zeiterfassung in der Produktion aufmerksam geworden.

Auftragsfortschrittskontrolle durch Echtzeitinformationen

Die Erwartungshaltung hinsichtlich Service und Flexibilität an Produktionsunternehmen steigt stetig. Oft erwarten Auftraggeber, anhand von Trackingsystemen Echtzeitinformationen zu den Produktionsfortschritten zu erhalten. Möglich wird das durch die Integration der Zeiterfassung in die Produktionsprozesse. So können sich Fertigungsunternehmen, die diesen Service anbieten, einen Wettbewerbsvorteil sichern. Zugleich ist der Einblick in den Produktionsfortschritt, in die Arbeitszeiten und Ressourcenauslastung ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg zur Smart Factory.

Unterstützung bei der Produktions- und Ressourcenplanung

Damit der Produktionsplaner oder Fertigungsleiter fundierte Auskünfte hinsichtlich terminierter Produktionsanfragen tätigen kann, ist Planungssicherheit von Nöten. Dafür bedarf es einer Auskunft zur Ressourcenauslastung. Zu diesen zählen neben maschinellen und materiellen Mitteln auch die personellen Ressourcen. Mittels der Integration eines Zeiterfassungssystems können Mitarbeiterdaten jederzeit abgerufen werden, wie zum Beispiel auch die Auslastung. Darunter befinden sich Informationen wie:

● Abwesenheitszeiten aufgrund von Urlaub

● Krankheitszeiten

● Fehlzeiten aufgrund von Weiterbildungen

● Qualifikationen, die z.B. für spezielle Fertigungsprojekte notwendig sind

● Hilfreiche Personalstammdaten

● Auslastung, z.B. via Personalplantafel

Übrigens: Eine moderne Zeiterfassungssoftware kann auch der HR-Abteilung viel Zeit ersparen. Diese hat mit der neu eingeführten elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) einen großen Erfassungsaufwand zu leisten. Die richtige Zeiterfassungssoftware kann die eAU automatisch elektronisch abfragen, sodass die Arbeit der HR-Abteilung bei der eAU auf das Nötigste begrenzt wird.

Weitere Vorteile der Integration einer Zeiterfassung

Die Einbindung moderner Zeiterfassungssoftware in Produktionsunternehmen verfügt neben den bereits genannten Aspekten und Leistungen über weitere Vorzüge. Dazu zählen:

● Daten können über Geschäftsbereiche hinweg ausgetauscht werden, z.B. hinsichtlich der Projektzeiten-Zuordnung auf Kostenstellenebene.

● Fehlerfreie Echtzeitdaten können zur Qualitätskontrolle genutzt werden, um während eines Projektes sicherzustellen, dass Qualitätsstandards eingehalten werden und Produktionskosten nicht aus dem Ruder laufen.

● Die automatische Speicherung der Arbeitszeiten hilft dabei, gesetzliche Vorschriften schneller umzusetzen und einzuhalten.

● Die Kombination der Daten aus unterschiedlichen Geschäftsbereichen, beispielsweise aus dem Personalwesen (Zugangskontrolle), der Finanzbuchhaltung

und der Produktion, ermöglicht eine umfassende Berichterstattung, auch zur Überprüfung von Korrelationen. Das führt wiederum zur Entlastung des Personals.

● Durch das ganzheitliche Datenmanagement in Kombination mit dem automatisierten Datenaustausch können Chancen zur Effizienzsteigerung offengelegt werden.

● Sowohl operative als auch strategische Entscheidungen können aufgrund einer umfangreichen Datenbasis, u.a. durch die Auswertung vergangener Projekte, besser und schneller getroffen werden.

Gesetzliche Anforderungen für Zeiterfassungssysteme in Produktionsunternehmen

Achten Sie bei der Anbindung von Zeiterfassungssystemen an MES-, ERP- oder PPS-Systeme darauf, dass folgende Gesetze eingehalten werden:

● Das Zeiterfassungssystem muss die gesetzlichen Richtlinien zur Arbeitszeit einhalten, beispielsweise Ruhepausen zwischen den Fertigungsprojekten.

● Es muss möglich sein, Überstunden korrekt zu erfassen, um die Überstundenregelung (Überstundenvergütung oder Freizeitausgleich) einzuhalten.

● Auch die Einhaltung der Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften kann durch ein Zeiterfassungssystem unterstützt werden, indem beispielsweise die Überstundenerfassung begrenzt wird.

● Eine automatisierte und digitale Zeiterfassung unterstützt bei der Dokumentationspflicht in Bezug auf Arbeitszeiten.

● Zeiterfassungssysteme müssen die Datenschutzbestimmungen hinsichtlich der Speicherung von persönlichen Mitarbeiterdaten laut DSGVO einhalten.

Tipp: Nehmen Sie bei der Entscheidung für eine Zeiterfassungssoftware frühzeitig Ihren Betriebsrat mit ins Boot, da er ein Mitbestimmungsrecht hat.

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