Erfolgsfaktoren zur Digitalisierung in Unternehmen

Die Digitalisierung ist ein unaufhaltsamer Prozess, der sich stetig in allen Lebensbereiche ausbreitet – was neben seinen Herausforderungen hinsichtlich Sicherheit, durchaus seine guten Seiten hat. Auch für Unternehmen birgt die digitale Umrüstung viele Vorteile. Allerdings bringt die Digitalisierung enorme Veränderungen mit sich und erfordert Investitionen – im monetären wie auch im zeitlichen Sinne.

Autor: Thomas W. Frick, 23.08.2019, Thema: Erfolgsfaktoren zur Digitalisierung in Unternehmen

Für etablierte Unternehmen ist es daher unkomplizierter und bequemer, einfach so weiter zu machen wie bisher. Einige scheuen sich regelrecht vor digitalen Neuerungen. Deshalb ist es umso wichtiger, dass sich Führungskräfte und Mitarbeiter im Rahmen von Weiterbildungen und Schulungen intensiv mit dem Thema auseinandersetzen und lernen, sich darauf einzulassen.

Mögliche Bereiche für die Digitalisierung im Unternehmen

Die Digitalisierung bisher analoger Prozesse ist grundsätzlich in nahezu allen Unternehmensbereichen möglich. Wo und inwiefern Arbeitsprozesse digitalisiert werden sollen, muss jedes Unternehmen individuell entscheiden. Zu den typischen digitalisierbaren Bereichen gehören die folgenden:

Auf dem Weg zur E-Akte

Das Prinzip hinter der elektronischen Akte oder auch E-Akte: Sämtliche Dokumente, die das Unternehmen erreichen oder vom Unternehmen erstellt werden, müssen nicht länger zu einem stetig wachsenden Papierarchiv angehäuft werden, das jede Menge Platz benötigt.

Stattdessen liegen die Dokumente in digitaler Form vor: E-Mails, in einer Textverarbeitung erstellte Dokumente und Ähnliches können direkt, und anderes, wie etwa Papierdokumente, kann nach dem Einscannen als digitale Datei zentral im elektronischen Archiv abgelegt werden.

Damit ein Unternehmen den Umstieg der Verwaltung von analog auf digital erfolgreich schafft, muss es die richtige Herangehensweise kennen. Praktische Tipps und Leitfäden für Digitalisierungsprojekte haben wir an dieser Stelle gefunden, damit sich Führungskräfte und Mitarbeiter einen schnellen Überblick verschaffen können. So ist es für Sie ein Leichtes, den Digitalisierungsprozess im Unternehmen effizient, erfolgreich und rechtssicher umzusetzen – und zwar unabhängig von der jeweiligen Branche. Trotz aller positiven Aspekte ist es aber ebenso wichtig, dass Unternehmen über die möglichen Risiken Bescheid wissen und dafür sensibilisiert werden.

Unkomplizierte Buchhaltung und Steuererklärung

Rechnungen schreiben bzw. begleichen, sie kontrollieren und schließlich archivieren – typische Buchhaltungsarbeiten wie diese gehen viel schneller vonstatten, wenn sie digital erledigt werden. Eine spezielle Buchhaltungssoftware vereinfacht und automatisiert viele Arbeitsschritte:

• Rechnungen erscheinen automatisch in den offenen Posten und in der Buchhaltung
• Konto-Umsätze werden automatisch eingelesen und verbucht, Eingänge werden als bezahlt markiert
• Überfällige Rechnungen sind auf einen Blick zu erkennen und können einfach in Mahnungen umgewandelt werden
• Angebote können viel schneller erstellt und an Kunden verschickt werden, aus diesen Dateien lässt sich mit wenigen Klicks ein Lieferschein generieren und daraus anschließend eine Rechnung erstellen

Außerdem enthalten Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Ähnliches automatisch die gesetzlich geforderten Pflichtangaben. So muss kein Mitarbeiter nochmals kontrollieren, ob alle Angaben vorhanden sind, und es können im Prinzip keine Flüchtigkeitsfehler mehr passieren.

Auf Basis der eingebuchten Daten können die Mitarbeiter der Buchhaltung mit Hilfe des Programms sehr unkompliziert die Dokumente erstellen, die für die Steuererklärung beim Finanzamt benötigt werden.

Intelligente Logistik

Auch im Bereich des Warenverkehrs gibt es laut dem Wissenschaftlichen Berats der Bundesvereinigung Logistik (BVL)  Digitalisierungspotenzial. Die logistischen Prozesse lassen sich intelligent machen und gewinnen dadurch deutlich an Effizienz. Insgesamt werden die Logistikprozesse mit Hilfe der Digitalisierung optimiert.

So erfolgt der Transport von Warengütern künftig systematisch nach einem smarten Prinzip: Alle Beteiligten erhalten die verkehrs- und infrastrukturrelevanten Daten und Informationen in Echtzeit. Dadurch können Warenströme effizienter gesteuert, Lkw-Standzeiten reduziert und Staus vermieden werden. Das spart Zeit, Geld sowie einiges an Emissionen.

Die Vorteile für sich sprechen lassen

Ein erster Schritt besteht darin, die Unternehmen, die bisher noch nicht so sehr vom Umstieg auf digitale Prozesse überzeugt sind, über die Vorteile aufzuklären, die sich dadurch ergeben. Denn diese vereinfachen nachweislich einige Abläufe im Unternehmen und sorgen somit für mehr Erfolg und Umsatz.

Der Konkurrenz immer einen Schritt voraus

Der Satz „Der Kunde ist König“ ist vermutlich so alt wie das Marketing selbst – und doch war er nie bedeutender als im digitalen Zeitalter. Denn durch die Möglichkeit, Unternehmen und ihre Dienstleistungen oder Produkte mit wenigen Klicks online zu bewerten, kommt den Kunden eine neue Art von Macht zu: Sie beeinflussen damit andere, potenzielle Kunden in ihrer Kaufentscheidung. Schon allein deswegen ist es sinnvoll, immer am Ball zu bleiben und der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein.

Wer frühzeitig auf den digitalen Zug aufspringt und das Unternehmen in der Hinsicht modernisiert, ist für die Kunden interessant und hat gegebenenfalls sogar die Chance, eine Vormachtstellung innerhalb der Branche zu erlangen. Wer dagegen nicht aktiv handelt und zu lange das gewohnte Geschäftsmodell bevorzugt, läuft Gefahr, von der Konkurrenz überholt zu werden. Umso schwieriger wird es, nachträglich aufzuholen und die Kunden zurückzugewinnen.

Schnellere Abwicklung von Prozessen

Digitalisierte Prozesse ermöglichen es außerdem, unternehmensbezogene Handlungsschritte schneller abzuwickeln – vor allem dann, wenn das jeweilige Unternehmen um eine gute Zusammenarbeit und dichte Vernetzung mit Kunden, Dienstleistern und Lieferanten bemüht ist. Informationen können teils in Echtzeit ausgetauscht und verarbeitet werden, was eine enorme Beschleunigung mit sich bringt. Diese Beschleunigung betrifft vor allem Unternehmen im B2B-Bereich.

Sparpotenzial erkennen und nutzen

Prozesse, die bislang analog durchgeführt wurden, sollten auch aus Gründen der Ersparnis künftig digital ablaufen. Denn die Digitalisierung in einem Unternehmen birgt großes Sparpotenzial in gleich mehreren Bereichen.

• Platz: Wenn beispielsweise Akten künftig nur noch digital statt in Papierform angelegt werden, ergibt sich daraus eine enorme Platzersparnis. Dieser gewonnene Platz kann somit anderweitig und effizienter genutzt werden.
• Zeit: Digital ablaufende Prozesse sind in vielen Fällen automatisch, lassen sich aber zumindest schneller abwickeln als analoge Prozesse, bei denen die einzelnen Schritte wesentlich langsamer und aufwendiger ablaufen.
• Geld: Wo Zeit gespart wird, wird auch Geld gespart. Wenn in der gleichen Zeit mehr Arbeitsschritte erledigt werden können, weil sie digital oder völlig automatisiert und daher schneller ablaufen, können die Prozesse im Unternehmen vorangetrieben werden. Das Ergebnis: Mehr Leistung der Mitarbeiter für das gleiche Geld sowie mehr Umsatz durch schnellere Warenabwicklungen.
• Ressourcen: Mit Hilfe digitalisierter Prozesse sparen Unternehmen auch einiges an Ressourcen ein, laut einem Umweltbeitrag von planet-wissen. Digitale Verwaltungsprozesse kommen zum Großteil ohne Papier aus. Weniger bedrucktes Papier bedeutet einen geringeren Verbrauch an Druckertinte. Smarte Logistik sorgt dafür, dass Transporte effizienter erfolgen und damit weniger Emissionen entstehen und der Kraftstoffverbrauch geringer ausfällt.

So meistert ein Unternehmen den Wandel zur Digitalisierung

In einem nächsten Schritt geht es darum, Unternehmen das nötige Wissen an die Hand  zu geben, das sie benötigen, um den Umstieg auf Digitalisierung zu meistern.

Führungskräfte und Mitarbeiter fit machen

Die Herausforderungen für Unternehmen in Zusammenhang mit der Digitalisierung sind sehr unterschiedlich. Die größte Herausforderung und zugleich der entscheidende Faktor für die erfolgreiche Implementierung digitaler Neuerungen ist der Mensch, der die digitalen Transformationsprozesse annehmen muss.

Das bedeutet: Unternehmen müssen die Weiterbildung der Führungskräfte und Mitarbeiter so aufbereiten, dass sie fit sind in Bezug auf die digitalen Neuerungen in ihren Arbeitsbereichen und dass sie die wichtigsten Begriffe und aktuellen Trends kennen.

Damit geben Unternehmen die Sicherheit und das nötige Rüstzeug für eine erfolgreiche Einführung digitaler Technologien. Auch im Bereich des Datenmanagements, inklusive rechtlicher Grundlagen, sollten die betreffenden Mitarbeiter spezielle Schulungen erhalten. Mit Hilfe von entsprechenden Weiterbildungsmodulen sind Unternehmen in der Lage, eine positive Innovationskultur aufzubauen.

Wichtig ist es, vorab folgende Fragen zu klären, um während der Schulungen darauf eingehen und die Inhalte entsprechend aufbereiten zu können:

• Mit welcher Haltung gehen die Mitarbeiter an die Digitalisierung des Unternehmens heran?
• Sehen sie die Digitalisierung als Gefahr und Stress?
• Oder sind sie offen gegenüber neuen Arbeits- und Denkweisen und sehen die Digitalisierung als Chance?
• Welche neuen Aufgaben kommen mit der Digitalisierung auf die Führungskräfte und die Mitarbeiter zu?
• Wie geht das Unternehmen mit Daten um in Hinblick auf Big Data?

Schritt für Schritt umstrukturieren

Die Digitalisierung eines Unternehmens ist ein komplexer Prozess, der nicht von heute auf morgen erfolgen kann. Dafür stecken dahinter zu viele Umstrukturierungsmaßnahmen, die sich erst im Unternehmen etablieren müssen. Für ein Unternehmen ist es zunächst wichtig, sich einen Überblick über die aktuelle Situation zu verschaffen und dann zu entscheiden, wo die digitale Reise hingehen soll. Die erste Aufgabe in diesem Zusammenhang besteht darin, im Unternehmen die Grundlagen zu verinnerlichen, um dann aus diesen eine individuelle Strategie, am besten Hand in Hand mit den Mitarbeitern, zu entwickeln.

Unser Tipp: im Kleinen mit der Digitalisierung anfangen und sich punktuell auf bestimmte Bereiche konzentrieren. Danach, der Digitalisierungsstrategie folgend, Schritt für Schritt weitere Bereiche miteinzubeziehen. Das ist sinnvoller und für alle Beteiligten weniger kompliziert, als gleichzeitig in allen Abteilungen einfach irgendwie ohne Strategie aktionistisch anzufangen.

Nötige Programme kennen lernen und auswählen

Für die digitalisierte Erledigung der Aufgaben im Unternehmen werden teils bestimmte Programme benötigt. In der Regel gibt es für jeden Themenbereich, der digitalisiert werden soll, gleich mehrere Programme zur Auswahl. Aus diesem Grund muss sich jedes Unternehmen individuell mit den Anforderungen auseinandersetzen und für sich entscheiden, welche Programme jeweils am besten zum Zweck und zu den Anforderungen des Unternehmens passen.